En bref
- Le problème
- Vous ne pouvez pas toujours décrocher, et la personne appelle souvent un autre artisan.
- La base
- Une annonce de messagerie claire, et un SMS après chaque appel manqué.
- À plusieurs
- Un renvoi vers un proche ou un collègue.
- Pour déléguer
- Un secrétariat téléphonique, ou une IA qui décroche et inscrit le rendez-vous.
- Dans tous les cas
- Rappelez le jour même, à heure fixe.
Pourquoi un artisan rate-t-il des appels ?
Parce que son travail lui prend les mains, les yeux et les oreilles.
- Les mains prises : sur une échelle, sous un évier
- Le bruit d’une disqueuse, ou la route
- Un rendez-vous : on ne coupe pas un client pour un autre
- Le soir et le week-end, quand les particuliers appellent
Que se passe-t-il après un appel manqué ?
La personne peut appeler quelqu’un d’autre : elle a souvent plusieurs noms sous les yeux. Si elle ne laisse pas de message, vous ne savez même pas ce qu’elle voulait.
Ce qui compte : que la personne sache que sa demande est notée, et quand elle aura une réponse.
Quelles sont les 5 solutions pour perdre moins d’appels ?
Pour perdre moins d’appels, un artisan a cinq solutions : la messagerie, le SMS automatique, le renvoi d’appel, le secrétariat téléphonique et l’IA qui décroche.
| Solution | Ce que ça fait | Pour qui | La limite |
|---|---|---|---|
| 1. Messagerie | Une annonce dit quand vous rappelez | Tout le monde | Sans message laissé, vous ne savez pas qui a appelé |
| 2. SMS automatique | La personne reçoit un texto après son appel | L’artisan seul | Il faut quand même rappeler |
| 3. Renvoi d’appel | Un proche ou un collègue décroche | Les petites équipes | Dépend de sa disponibilité |
| 4. Secrétariat | Une personne répond au nom de l’entreprise | Qui veut une voix humaine | Les horaires et le forfait |
| 5. IA qui décroche | Elle pose vos questions et inscrit le rendez-vous | Qui rate des appels même le soir | Certaines personnes préfèrent parler à quelqu’un |
Comment faire une bonne annonce de messagerie ?
Dites qui vous êtes, quoi laisser comme message et quand vous rappelez. N’annoncez qu’une heure que vous tenez. La limite : une partie des gens raccroche quand même.
À copier : « Bonjour, vous êtes bien chez [votre entreprise], [votre métier] à [votre ville]. Je suis sur un chantier. Laissez-moi votre nom, votre numéro et votre besoin en une phrase. Je vous rappelle aujourd’hui avant 19 h. »
Faut-il envoyer un SMS après un appel manqué ?
Oui : un texto montre que l’appel a été vu, et donne une heure. Selon votre téléphone ou votre opérateur, une option peut l’envoyer toute seule. La limite : il fait patienter, il ne remplace pas votre rappel.
À copier : « Bonjour, ici [prénom], de [votre entreprise]. Je n’ai pas pu décrocher. Je vous rappelle aujourd’hui entre 12 h et 13 h. Vous pouvez aussi m’écrire ici. »
Peut-on renvoyer ses appels vers un proche ou un collègue ?
Oui, avec le renvoi d’appel « sur non-réponse », qui se règle sur le téléphone ou chez l’opérateur. La limite : cette personne a aussi son travail, et ne connaît pas toujours votre agenda. Demandez-lui de noter le nom, le besoin et le moment où rappeler.
Quand prendre un secrétariat téléphonique ?
Quand vous voulez qu’une personne réponde, au nom de votre entreprise. La limite : les horaires et le forfait choisis. Le détail est dans Secrétariat téléphonique ou IA : que choisir ?
Que fait une IA qui décroche à votre place ?
Elle répond quand vous ne pouvez pas, parle avec la personne, note sa demande et, selon l’offre, inscrit le rendez-vous dans votre agenda. La limite : pas de devis, et certaines personnes préfèrent parler à quelqu’un. Voir notre lexique de l’agent vocal IA.
À quelle heure rappeler un appel manqué ?
Le jour même, à deux moments fixes : la pause de midi et la fin de journée. Évitez le soir tard et le dimanche. Pour le déroulé de l’appel, voyez Rappeler une demande de devis.
Comment choisir entre ces solutions ?
Partez du nombre d’appels ratés, et de l’heure où ils arrivent.
- Quelques appels ratés par semaine : une bonne annonce, un SMS, deux moments fixes pour rappeler.
- Un proche disponible en journée : le renvoi d’appel.
- Beaucoup d’appels, et une voix humaine : le secrétariat téléphonique.
- Des appels ratés aussi le soir : une IA qui décroche.
Chez Dispoz :
- Notre IA décroche quand vous ne pouvez pas répondre, même le soir ou le week-end. Vous gardez votre numéro.
- Elle dit dès le début qu’elle est une IA, au nom de votre entreprise. Elle pose vos questions et inscrit le rendez-vous dans votre agenda. Le client reçoit un SMS de confirmation, vous un résumé par email.
- Elle rappelle aussi, aux heures autorisées, les demandes de devis de votre site, si la personne a coché la case de rappel.
- Pas de devis, pas de transfert en direct : si la personne veut vous parler, la demande passe à votre équipe.
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