Deux besoins différents
Votre téléphone sonne pendant un chantier : c’est un appel qui arrive. Quelqu’un remplit le formulaire de votre site un soir : c’est une demande écrite, qui attend qu’on la rappelle.
Un secrétariat téléphonique s’occupe du premier cas. Une IA comme Dispoz s’occupe du second. Beaucoup d’entreprises ont les deux problèmes, à des moments différents de la journée. D’autres IA décrochent à votre place ; ce guide parle de celles qui rappellent vos demandes écrites.
Ce que fait un secrétariat téléphonique
Une personne, ou un standard automatique, décroche à votre place. Ce service prend un message, transfère l’appel ou, selon l’offre, note un rendez-vous dans votre agenda.
- Utile si vous ratez beaucoup d’appels pendant vos chantiers ou vos rendez-vous
- Le service dépend des horaires et du forfait choisis
- Il répond aux appels qui arrivent ; rappeler les demandes de votre site est un autre service, pas toujours proposé
Ce que fait une IA qui rappelle vos demandes
Quand quelqu’un remplit votre formulaire et coche la case de rappel, l’IA l’appelle aux heures autorisées, au nom de votre entreprise. Elle dit dès le début qu’elle est une IA, pose vos questions et inscrit le rendez-vous dans votre agenda.
- Elle rappelle même quand toute l’équipe est occupée
- Elle ne rappelle que les personnes qui l’ont demandé
- Elle ne répond pas aux appels qui arrivent chez vous
Côte à côte
| Secrétariat téléphonique | IA qui rappelle les demandes | |
|---|---|---|
| Ce qu’il fait | Répond aux appels qui arrivent | Rappelle les demandes écrites (formulaire) |
| Qui parle | Une personne ou un standard | Une IA, qui le dit dès le début |
| Quand | Aux horaires du forfait | Aux heures autorisées |
| Rendez-vous | Selon le service choisi | Inscrit dans votre agenda, sur vos créneaux |
| Après l’appel | Un message ou un transfert | Un résumé par email, la fiche dans votre logiciel clients |
| Prix | Selon le prestataire et le volume d’appels | Chez Dispoz : dès 390 € HT par mois, plus 1 990 € HT de mise en place |
Lequel choisir ?
- Vous ratez surtout des appels pendant vos chantiers : un secrétariat ou un standard.
- Vos demandes arrivent surtout par votre site ou vos publicités, et attendent qu’on les rappelle : une IA qui rappelle.
- Les deux : ils se complètent. Le secrétariat prend les appels, l’IA rappelle les demandes écrites.
Les questions à poser avant de signer
- Qui parle à mes clients, et à quelles heures ?
- Que se passe-t-il quand personne ne répond ?
- Le rendez-vous arrive-t-il directement dans mon agenda ?
- Qu’est-ce que je reçois après chaque appel ?
- Combien je paie si le nombre de demandes augmente ?
- Combien de temps je suis engagé ?
Nos réponses, chez Dispoz :
- Une IA, qui le dit dès le début, aux heures autorisées.
- Un SMS, puis un nouvel appel. 2 appels au plus.
- Oui, sur vos créneaux.
- Un résumé par email, et la fiche dans votre logiciel clients si vous en avez un.
- Essentiel : 50 demandes par mois, 390 € HT. Pro : 150 demandes, 690 € HT. Au-delà : sur devis.
- 3 mois. Ensuite, vous arrêtez quand vous voulez, avec 30 jours de préavis.